ERP系統實施設計完成后，將進入系統試運行階段，然而在系統的運行過程存在著數據、轉換、二次開發、制度、安全等風險。我們必須對這些風險加以控制，來保證ERP系統的安全順利運行。

    一、提高數據的準確性與合理性
    據經驗統計ERP系統的實施是“三分設計、七分管理、十二分數據”，由此可見，數據在ERP系統實施過程中的重要性。所以企業在運行ERP時，要做好數據收集、數據輸入、數據處理等工作，保證數據的準確性與合理性。
    1.做好數據輸入人員的合理分工
    由于系統初始化的數據量和種類非常大，如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數據輸入的混亂，為此我們必須在數據輸入前做好嚴格的、合理的人員分工，保證數據輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產、生產、庫存、訂單、供應商、銷售、客戶等進行合理的分組與組內分工。
    2.保證數據收集的準確性
    基礎數據輸入的準確與否是決定系統實施成敗的關鍵，數據正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數據本身必須是正確的(即數據來源是正確的),否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數據處理有效率無效果現象；數據本身的正確性更多的依賴于企業各部門數據收集人員,他們應當保證上交數據是正確的,沒有遺漏、重復,也沒有過時、失實的數據。其次在把收集到的數據輸入系統的過程中，不能引入任何附加的錯誤。避免任何輸入的附加錯誤，應采取 (1)定義關鍵的數據元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單等。(2)在數據輸入系統前，將系統的信息需求與信息使用者的需求進行核對，使每個人提前知道什么信息時可用的、報告是什么樣子。(3)定義系統的全部信息和信息來源，識別關鍵信息與非關鍵信息。(4)對經常變化的數據，必須在系統內實時反映其變化情況。 (5)建立一個相對合理的數據輸入的邏輯順序，避免正確的原始數據由于數據的邏輯輸入不正確造成嚴重的數據附加錯誤。
    3.保證數據輸入的格式
    在數據輸入前，我們根據公司的實際情況已經設置了相當合理的代碼體系和數據格式，為此我們在數據輸入時應嚴格按照數據的格式進行，選擇合適的數據格式（比如EXCEL數據格式）轉換程序，以保證數據的完整與一致性，便于數據的核對，減少數據的輸入錯誤，提高數據輸入的效率與正確性。
    4.保證數據關系安全性
    ERP系統數據間關系非常復雜，除了由關系型數據庫系統強制實現的各種數據庫級的關系外，還有許多由系統的應用程序來保證的應用程序邏輯(例如一種原材料必須具有一個預先指定的存儲該類材料的倉庫;一個人員必須具有一個預先定義的該人員所屬的部門類)。無論采用何種辦法，任何輸入系統的數據必須同時滿足這兩種限制條件，否則可能對系統產生不可預料的后果。
    5.做好數據格式設計與數據輸入的人員溝通與部門協調。
    高效率的ERP系統所需的數據來源于企業生產第一線，因此數據的收集在很大程度上依賴于企業的第一線人員。因此應該在與一線人員充分交流與溝通的基礎上設計出他們能夠理解和操作的合理數據格式和數據表，供他們收集整理數據之用。同時ERP系統又跨若干個部門，系統所需要的數據來源于各個部門，同時這些數據之間具有一個的邏輯關系。為了做好數據的收集與輸入工作，保證數據輸入的高效率，必須做好各部門人員的溝通與協調工作，并運用各種激勵措施提高相關人員的積極性，以實現數據輸入的一致性和完整性。

    二、建立完善的系統試運行內部控制制度
    保證ERP系統的正常運行是一個復雜的系統工程，我們應該根據企業的實際建立起完善的系統試運行內部控制度。
    1.建立健全的ERP崗位責任制
    建立ERP崗位制度，要明確每個工作的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設置可以根據企業的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統崗位。其中基本職能單位可以設置為銷售、生產、庫存、采購、財務、出納、稽核、產品開發、物流、投資、戰略等崗位。ERP系統崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統及計算機軟、硬件人員等。各企業可以根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數據安全的前提下交叉設置崗位，各崗位保持相對合理與穩定性。
    2.建立ERP操作管理制度
    通過ERP操作管理制度的建立，明確規定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼的嚴格管理等，杜絕未經授權人員操作ERP軟件；預防未經審核的各種原始憑證輸入系統；操作人員離開機房前，要執行相應的退出命令；根據本單位的情況，由專人保管必要的上機操作日記，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
    3.建立計算機硬件、軟件和數據管理制度
    建立硬件、軟件和數據管理制度的建立，要經常對有關設備進行保養、保持機房與設備的整潔等措施保證機房設備和計算機正常運行；確保ERP數據和ERP軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除；對有關磁性介質數據進行雙備份，并且存放在不同的位置；對ERP軟件更換、修改、升級和硬件設備進行更換時，要有一定的審批手續，并由有關人員進行監督，以保證ERP數據的連續和安全；健全硬件和軟件的定時維護措施和有關防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。
    4.建立ERP檔案管理制度
    通過檔案管理制度的建立，實現對ERP數據檔案的管理，并由專人負責；做好ERP數據的防磁、防火、防潮和防塵等工作；對重要的ERP檔案進行雙備份，并存放在不同的地點；實現對磁性介質檔案的定期檢查與復制，防止磁性介質的損壞而使ERP數據丟失；同時對有關ERP開發設計有關的檔案資料也要進行保管。

    三、認真進行模擬運行
    實施ERP這樣一個大型的信息集成系統，涉及企業所有的主要業務部門，關系到各個業務流程細節，想不排練就直接拿到實際中去應用，具有極大風險性。不論是哪個模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結果，尋求正確的運行方法。總之，要建立模擬運行的檔案，作為項目管理的階段成果和下一步改進工作的依據。
    1.軟件功能模擬運行(原型測試)
    軟件功能模擬運行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數之間的關系及相互影響。列出現行管理流程與軟件系統的流程之間的差異，分析差異，確定進一步的解決方案。這項工作是在軟件己經安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進行了軟件應用培訓后，在專家指導下進行的。企業結合自己的情況，把設計好的數據錄入到系統中進行運行。可以只用極少量零部件(比如說15-30種)的產品來測試，但是必須包羅了企業在管理上需要解決的問題。比如在建立工藝路線文件時，需要在原型測試階段弄清楚這些參數如果不錄入行不行？試一試如果留著空白會是什么結果，錄入了又將是什么結果；數據偏大或偏小又是什么結果，影響有多大。模擬測試千萬不要遺留下很多潛伏的問題到以后再去研究處理，否則，不僅延誤實施進度，而且還會挫傷員工士氣。
    2.實戰性模擬運行(二次開發測試)
    所謂的實戰性模擬運行，主要的目的是為了測試修訂后的系統，把經營管理中的實際數據輸人到系統中去，進一步驗證，直到確認符合管理需求，可以放心地實際應用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過程要有記錄。實戰性模擬的結果，必須得到各個業務部門主管的認可；如果有沒有研究透徹的地方，需要及時補課，尋求可行的解決方案。最后，由項目領導小組召開會議，通過演示，征求所有相關的業務人員的意見，取得基本一致同意以后，草擬按照新的業務流程制定的“工作規程和工作準則”，作為切換實施的規范化依據。
    3.并行運行
    并行運行可以理解為一種切換前的預演，是一種特殊的模擬測試。員工對新系統不熟悉、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統并行運行階段。但是，并行運行會帶來一些問題，如新老系統運行的結果不一致時，以什么為準？以老的為準必然會否定新系統的價值，以致新系統遲遲不能用上。新老系統同時運行，每項業務要做雙份工作，增加了管理的工作量，加重員工的負擔，同時也加大企業的運行成本，因此，并行運行的時間根據系統的特點與企業的實際情況適當的縮短。
    4.重視系統切換
    不少企業由于受管理基礎和人力資源的限制，希望能夠分模塊逐個實施。ERP是一個信息高度集成的系統，如果先上一個子系統，所有屬于其它子系統的業務流程數據，都將通過各類傳票用手工錄入，因此，不能體現信息集成的優勢；而且一個一個模塊走，必然會延長實施進度。如果分模塊實施，還不利于系統模擬運行，不利于說明一些業務之間信息的相互集成關系，有了問題也不易及時發現并解決，放到以后再補課，必然會引起不少修改返工。有些企業實施了兩三年還沒有結束，這個問題是其中原因之一。因此，各個子系統最好是一起上，才有可能見到信息集成帶來的效益。如果實行分步實施，也應該是先上一個車間，或一個倉庫，取得經驗后再逐步推廣，而不要割斷業務流程。割斷了業務流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。為了順利切換，要抓好培訓，在培訓的基礎上整理好數據，在基本數據完整后進行模擬。把最后模擬運行的管理模式當眾宣布并演示，得到廣大管理人員和高層經理認可批準后，再到實踐中執行。有了群眾基礎，切換工作就會容易得多。寧可在打基礎工作上多花些時間，一定要特別注意項目管理要求的先導與后續工作的關系，一步一個腳印，穩扎穩打，不要在系統切換工作上起波折反復，欲速則不達。

    四、系統安全控制
    ERP系統是一個集成的系統，通過業務流程實現不同子系統的數據相互傳遞，不僅包括部門內的、同一企業內部，也包括不同企業間的。同時可以通過網絡實現不同地域區的數據傳遞，于是在系統運行過程中也必須加強系統安全的控制。
    1.服務器安全控制
    主要考慮系統的容錯性和系統所具有的高執行效率，在成本可以接受的條件下，選用具有最高安全級別的容錯方案，保證系統永遠不會因磁盤故障而發生數據丟失或系統中斷，如果其中一個(組)硬盤發生故障，另外一個 (組)硬盤中的數據仍在維持系統的正常工作。同時還需要注意高的可讀性能。
    2.登錄安全控制
    為保證網絡系統可以進行全天候的運行，在設計網絡時，應當重視系統中的登錄服務，通過兩臺服務臺進行登錄權限控制，其中一臺為主控制器，另一臺作為軟備份，從而達到即使系統中一臺控制器發生故障，用戶也可以登錄系統進行日常工作的效果。對于系統中各類用戶的權限也是進行分級授權，從而使系統網絡安全潛在的不安全因素最小化。
    3.數據庫安全控制
    數據庫是企業應用的核心，數據庫安全是應當高度重視的主要課題，為保證數據庫的安全性，可以采用兩種措施來解除數據庫的潛在危險。一是通過數據同步復制，將數據分別寫入不同服務器系統，時刻保持數據庫系統中數據存在兩個完全一致的備份，當一臺數據庫服務器因故障中斷，系統管理員只要通過遠程管理或電子郵件告訴用戶，使用另一配置文件，就可連接到另一個數據庫系統，正常進行業務處理.這種同步復制由系統中后臺完成，用戶并沒有因此而產生等待。二是通過可擦寫光盤對系統數據庫和系統日志進行日備份，保證在人為或其他原因造成的數據不準時，可通過日備份進行即時恢復。

    綜合所述，系統在試運行過程中會遇到各種各樣的干擾，我們應該在ERP系統運行前做好各項運行風險的識別與控制工作準備，為ERP系統持續安全運行減少風險隱患。

    參考文獻:
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本文標題：ERP年會征文9：ERP系統試運行的風險管理與控制

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