一、企業(yè)簡介
南車二七車輛有限公司（以下簡稱“二七車輛”）始建于 1897年，是中國南車股份有限公司的全資子公司，公司擁有員工4286人，固定資產凈值1.69億元，占地64萬平方米，廠房面積約16萬平方米，主要生產設備1700余臺，企業(yè)年銷售收入近20億元，經過近十幾年的努力，二七車輛已由單純的修理企業(yè)轉變?yōu)樾略臁⑿蘩怼⑴浼愣α⒌漠a業(yè)格局，業(yè)已成為中國南車鐵路貨車業(yè)務板塊的重要力量之一。公司具有新造貨車3500輛，修理貨車4500輛，擁有年產各型緩沖器2萬輛份、新型制動梁4萬輛份、交叉支撐裝置6萬輛份的配件生產能力；是集裝箱平車、共用車和運輸小汽車雙層平車的主要設計制造商。
2008年，北京機械工業(yè)自動化研究所（以下簡稱“北自所”）幫助二七車輛成功實施生產計劃管理項目。通過生產計劃系統(tǒng)的建設與運行，優(yōu)化了二七車輛企業(yè)內部的管理流程，實現(xiàn)了計劃的統(tǒng)一；優(yōu)化了企業(yè)生產計劃流程，同時滿足了企業(yè)新造及修理兩種不同生產模式的管理需求；提高了企業(yè)的應變能力，使企業(yè)管理人員及時準確地掌握計劃的產生和執(zhí)行情況，為企業(yè)生產決策提供了參考依據(jù)。企業(yè)的資金利用率、產品質量大幅提升，生產周期大大縮短，同時解決了檢修業(yè)務新制備品無序性和盲目性這一重大難題。這些改變將二七車輛送入了信息化高速發(fā)展的軌道。
二、企業(yè)ERP信息化過程中出現(xiàn)的問題
二七車輛現(xiàn)在擁有覆蓋到車間工位的企業(yè)網絡，具有完善的網絡基礎設施。在良好的網絡與硬件環(huán)境下，二七車輛也在不斷進行應用系統(tǒng)的建設，這些系統(tǒng)互為支撐，在企業(yè)的管理中發(fā)揮著積極的推進作用。在二七車輛之前的信息管理平臺中，已應用采購、倉庫、銷售和財務管理系統(tǒng)；同時應用RS10生產計劃管理系統(tǒng)進行生產任務的排產；在車間作業(yè)管理方面，采用制造執(zhí)行系統(tǒng)進行生產任務的完工匯報、調度執(zhí)行以及生產過程和在制品的管理；并在經營管理信息系統(tǒng)中人工填報南車集團所關心的報表信息。在此同時，一些問題也日益突顯。信息管理平臺的應用情況和各系統(tǒng)間關系如圖1所示。
圖1 合同管理上線前二七車輛物流、財務、生產系統(tǒng)應用狀況
1.南車集團推行經營管理信息系統(tǒng)后，下屬公司需要逐月上報的數(shù)據(jù)有生產訂單簽約統(tǒng)計表、主要產品銷售收入歷史數(shù)據(jù)對比表、新造產品生產銷售同期數(shù)據(jù)對比表、主要產品生產銷售完成與預測情況統(tǒng)計表等，這類報表大多都與訂單相關，而二七車輛現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)中均沒有對訂單信息進行管理，企業(yè)每月不得不耗費大量的時間組織人員進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和錄入工作。
2.從優(yōu)化廠內業(yè)務流程的角度考慮，為了規(guī)范業(yè)務流程，減輕手工勞動的負擔，提高工作效率，工廠與合同有關的信息需要人工反復整理錄入的現(xiàn)狀也亟待改變。
3.訂單審批流程管理不夠規(guī)范，不同業(yè)務部門合同審批流程相似但不相同，審批過程中存在未嚴格按照流程審批的情況；此外，傳統(tǒng)的紙質審批流轉單的審批方式效率較低。
4.市場信息管理也有待加強，以使之能夠高效地反應市場動態(tài)、競爭對手信息和潛在客戶的信息；加強客戶關懷，更加全面地管理合同簽訂之前的市場信息，給企業(yè)的采購和生產預留充分的準備時間。
為了解決以上問題，進一步推動企業(yè)信息化高速發(fā)展，二七車輛再次攜手北自所，啟動了合同管理項目。
三、信息管理平臺優(yōu)化
北自所提出了適合二七車輛的信息管理平臺優(yōu)化方案，該平臺包括RS10采購合同管理、RS10銷售合同管理、RS10市場信息管理和RS10工作流管理系統(tǒng)，以及已經運行使用的RS10生產計劃系統(tǒng)，庫存、采購、財務系統(tǒng)，以及制造執(zhí)行系統(tǒng)。信息管理平臺的優(yōu)化需要在部分系統(tǒng)間進行集成接口的開發(fā)（圖中涉及集成接口的系統(tǒng)間用虛線表示），這些系統(tǒng)的集成應用關系如圖2所示。
圖2 合同管理上線后二七車輛物流、財務、生產系統(tǒng)應用狀況
在該信息管理平臺中，RS10市場信息管理和RS10銷售合同管理用于管理銷售前端的市場信息、客戶需求信息及銷售合同信息；RS10生產計劃系統(tǒng)、倉庫管理系統(tǒng)、制造執(zhí)行系統(tǒng)用于管理銷售合同執(zhí)行信息；RS10采購合同管理和采購管理系統(tǒng)用于管理采購合同及其執(zhí)行信息；應收、應付管理系統(tǒng)分別用于管理銷售合同、采購合同的賬務信息，賬務信息中能夠反映合同信息，在賬務信息和業(yè)務信息之間形成對應關系。采購合同與銷售合同的審批環(huán)節(jié)，依托RS10工作流系統(tǒng)實現(xiàn)。
在RS10銷售合同管理與銷售管理系統(tǒng)之間建立集成接口，將銷售合同的信息與合同的執(zhí)行情況進行業(yè)務集成；在RS10采購合同管理與采購管理系統(tǒng)之間建立集成接口，將RS10生產計劃系統(tǒng)的采購計劃直接生成采購合同，減少人為原因對采購數(shù)據(jù)準確性的影響，減輕人員數(shù)據(jù)錄入負擔；通過與RS10工作流系統(tǒng)的集成應用，不僅完整地管理了合同的審批過程，而且通過將審批合格的合同信息傳入后續(xù)的倉庫及財務系統(tǒng)中，實現(xiàn)了對合同執(zhí)行情況的追蹤。在RS10市場信息管理系統(tǒng)、RS10銷售合同管理、RS10生產計劃系統(tǒng)，倉庫、采購、財務系統(tǒng)，制造執(zhí)行系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)與南車經營管理信息系統(tǒng)之間建立集成接口，實現(xiàn)內外部經營管理信息的集成，解決南車經營管理信息系統(tǒng)匯報數(shù)據(jù)時重復進行數(shù)據(jù)錄入的問題，減輕業(yè)務人員數(shù)據(jù)匯總和錄入的負擔，提高工作效率。
四、合同管理系統(tǒng)運行現(xiàn)狀及效果
北自所提出的合同管理解決方案中，包括RS10市場信息管理、RS10銷售合同管理、RS10采購合同管理和RS10工作流系統(tǒng)，以及目前正在運行的RS10生產計劃管理系統(tǒng)（主需求計劃、主生產計劃、物料需求計劃系統(tǒng)），現(xiàn)分別對其運行情況及效果做以說明。
1.RS10市場信息管理
RS10市場信息管理系統(tǒng)可以管理企業(yè)的產品信息、競爭對手信息和潛在客戶信息等，幫助用戶隨時掌握和分析動態(tài)多變的市場信息。市場信息管理系統(tǒng)上線后，將客戶、供應商及代理商和潛在客戶的基本信息，客戶需求和競爭對手資料等信息統(tǒng)一管理起來，為銷售業(yè)務的開展搜集有價值的資訊，充分做好售前的鋪墊工作，使銷售人員更加方便地掌握市場需求，為企業(yè)的采購和生產贏得充分的時間。
2.RS10銷售合同管理
RS10銷售合同管理實現(xiàn)了以下功能：
（1）有效地將銷售合同信息和提貨信息管理起來；
（2）通過RS10銷售管理與生產計劃管理系統(tǒng)間的接口，實現(xiàn)了對產品合同完成情況的跟蹤；
（3）通過工作流系統(tǒng)配置了標準合同審批、價格審批等流程，實現(xiàn)了對銷售合同要素及合同文本審批過程的管理；
（4）將銷售合同信息傳入銷售管理系統(tǒng)后，使該系統(tǒng)的銷售收款與合同對應，方便客戶了解每筆合同的收款情況。
RS10銷售合同管理中包括對協(xié)議、合同（訂單）和提貨單審核的過程管理（協(xié)議用于管理意向性合同，合同（訂單）管理正式合同，提貨單根據(jù)合同下推生成），以及對銷售計劃、銷售報價等業(yè)務的管理，同時實現(xiàn)了業(yè)務中協(xié)議、合同、提貨單、應收票據(jù)等的自動生成或參照生成，大大降低了手工錄入業(yè)務數(shù)據(jù)的重復勞動，有效提高了銷售管理的工作效率，并使業(yè)務的關聯(lián)性和及時性得到提升。在用本系統(tǒng)實現(xiàn)銷售業(yè)務管理的過程中，通過自定義參數(shù)控制業(yè)務流程，實現(xiàn)了某些協(xié)議和訂單自動審核通過的功能，滿足了業(yè)務部門的需求。
RS10銷售合同管理實現(xiàn)了對多層的、多種關系的客戶的銷售業(yè)務的管理，通過對企業(yè)銷售小組做多層次的授權，有權限的用戶就可以在系統(tǒng)內錄入合同，或者錄入?yún)f(xié)議后參照生成合同。控制保證了銷售信息的保密性，又保證了業(yè)務的規(guī)范性。
使用銷售合同管理時，通過勾選銷售管理系統(tǒng)和主需求計劃系統(tǒng)的接口標記，實現(xiàn)了銷售合同管理與生產計劃系統(tǒng)的集成，將銷售合同信息作為企業(yè)生產計劃的來源需求，并且通過合同號跟蹤，企業(yè)能及時準確地了解該合同的生產執(zhí)行情況。
3.RS10采購合同管理
RS10采購合同管理實現(xiàn)了以下功能：
（1）管理采購合同信息和到貨信息；
（2）通過RS10采購合同管理與生產計劃管理系統(tǒng)間的接口，實現(xiàn)了由采購計劃直接生成采購合同，保證了數(shù)據(jù)的準確性，減免采購員的手工錄入工作；
（3）通過工作流系統(tǒng)配置了標準合同審批、價格審批等流程，實現(xiàn)了對銷售合同要素及合同文本審批過程的管理；
（4）將采購合同信息傳入采購系統(tǒng)后，使該系統(tǒng)的采購付款與合同對應，方便客戶了解每筆合同的付款情況。
4.RS10生產計劃管理
RS10生產計劃管理系統(tǒng)在銷售合同管理上線后，通過勾選主生產計劃和銷售合同管理之間的接口標記將生產計劃編制與銷售合同管理進行業(yè)務集成，經由主需求計劃系統(tǒng)的“訂單讀入與承諾”功能，訂單號（合同號）等信息就會進入生產計劃系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)將銷售合同作為企業(yè)生產計劃的來源數(shù)據(jù)，通過銷售合同驅動生產計劃和生產組織活動的管理目標。
5.RS10工作流
RS10工作流系統(tǒng)與RS10采購合同管理、RS10銷售合同管理關聯(lián)應用，通過靈活的流程配置，不僅實現(xiàn)了客戶對合同要素及文本的審批過程，還滿足了各個業(yè)務部門的管理和審批需要。同時規(guī)范了審批流程，明確了審批人的責任。使合同審批過程在信息管理平臺中順利進行，大大提高了合同審批的效率。工作流系統(tǒng)配置的標準合同審批流程如圖3所示。
圖3 標準合同審批流程圖
五、總結
二七車輛在北自所提供的信息管理平臺優(yōu)化方案的基礎上，設計出了經營管理信息數(shù)據(jù)接口平臺，實現(xiàn)經營管理系統(tǒng)與公司相關應用系統(tǒng)的集成，完成了上報數(shù)據(jù)的自動采集、處理和上報工作，極大地減輕了業(yè)務部門的工作量。
經過二七車輛和北自所的共同努力，合同管理系統(tǒng)已成功上線并順利運行，信息管理平臺的成功優(yōu)化，必將推動二七車輛在信息化高速發(fā)展的軌道上再次提速。
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本文標題：合同管理推動二七車輛ERP信息化再次提速
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