案例背景

    安徽省皖北藥業股份有限公司是安徽省高新技術企業，安徽省40戶國有控股重點骨干企業之一，擁有省級技術中心；安徽省重點抗生素原料藥生產基地；是集原料藥、針劑、片劑、顆粒劑、膠囊劑、膏劑、滴眼劑、酊劑生產為一體的綜合性醫藥工業企業。
    皖北藥業公司領導非常重視企業信息化工作，公司董事長于1998年3月提出了實施企業綜合信息計算機管理系統（CIMS）的構想，并于1998年10月份宣布成立了微機中心，專職負責企業信息化建設，并委任總工程師、副總經理分管微機中心，為企業信息化的順利實施提供了可靠的保證。

    信息化動因

    產品成本信息失真、滯后

    財務部門幾個財務人員，天天忙忙碌碌，只能大概估算出綜合成本，卻不能及時準確地提供產品的實際成本。產品成本核算明顯滯后，跟不上市場的變化，難以制定出有市場競爭力的產品價格。企業曾多次出現新產品完工投入生產后發現新產品的成本高、價格無法為市場接受而停止生產的狀況，給企業造成了巨大損失。看似是財務人員沒能完成任務，實際上企業基礎管理工作落后，內部控制環節薄弱，企業信息不能共享所至。因為產品成本包括料、工、費。企業從計劃到采購，從庫存到生產，從銷售到財務核算，任何一個環節管理和控制不當，都無法及時準確地提供成本所需的信息。人們把目光投向了企業計劃。

    無法保障采購管理和控制

    由于在手工條件下，供應商信息、庫存信息等不能及時獲取，到底如何選擇供應商，何時訂貨，訂多少貨，如何降低采購成本，何時需要多少采購資金等等一系列管理和控制問題無法有效地解決。在手工條件下業務量大，財務上記錄的采購數據和采購部門的采購數據核對的艱難，采購控制無法順利進行。因此，把視線又轉移到庫存，看看是否能夠通過庫存管理來搞清楚采購數據和采購成本問題。

    庫存核算和管理難度大

    在手工條件下存貨（包括材料、在產品、產品等）的核算采用三級賬，即倉庫材料賬（三級賬）、材料明細賬（二級賬）以及財務材料總賬（一級賬）。由于記賬的水平、責任心、管理流程等存在一系列的問題，結果常常是賬賬不相符、賬物不相符。例如，有一次在運輸過程中把三包貨物丟在廠區的路上卻找不到責任人。到底有多少庫存？某種存貨在倉庫滯留了多長時間？哪些存貨超儲？構成產品成本中的物料到底是多少？如何減少庫存？這些問題在手工條件下無法解決。

    銷售核算和管理控制缺乏力度

    銷售部門由于采用手工核算和管理，企業難以掌握銷售及存貨的變動情況，賬物不符、賬賬不符的問題時有發生；銷售部門沒有現代管理信息系統的支持，應收賬款的管理、資金回籠管理、供應商的信用管理、銷售人員的業績考評、以及銷售費用的核算等一系列問題不能有效地解決。
    隨著企業產品品種的不斷增加、規模迅速擴大和藥品市場競爭環境的日趨激烈，企業深切地感受到原有落后的管理手段及滯后的信息反饋機制已明顯不適應市場競爭的需要，嚴重影響了企業的生存和發展，特別是在財務管理方面顯得尤為迫切，因為，資金、成本、利潤等指標核算和控制等問題都實實在在地擺在財務管理人員的面前。因此，必須改變傳統的管理模式、管理方法，應用先進的計算機技術建立先進的財務及企業管理信息系統，推動管理創新。

    市場競爭的壓力

    國家藥品管理局管[1999]372號文規定小容量注射劑生產應在2002年底前符合GMP（藥品生產質量管理規范）要求，通過GMP認證，2004年6月所有劑型必須通過認證，否則關停。要實現這樣的目標，企業的硬件需要適當改造，軟件上也要狠下功夫。
    制藥企業實施GMP需要標準化工作的支持，它包括確立各種技術標準、管理標準及操作標準。質量管理體系文件是企業有效管理的重要手段。企業的各種管理軟件以文件的形式為依托，文件體現管理思想，管理又通過文件的實施獲得預期的結果。
    公司在進行的小容量注射劑生產線的驗證工作，制定的《藥品標準操作規程》及《藥品生產管理制度》就有411條款，手工編制，管理查詢極為不便，借助計算機管理系統就可方便實現。
    GMP管理思想是貫穿藥品生產的全過程，所以在實施企業綜合信息計算機管理系統時，必須將GMP的管理思想融入其中，實施具有醫藥行業特點的ERP系統，因此行業規范化管理，對企業綜合信息計算機管理系統提出了更高的要求。

    慎重選型

    為了保證實施方案的可行性，我們從1998年10月開始進行了近半年的調研工作，通過對國內一些知名管理軟件公司，進行前期客戶應用調研，通過調研意識到ERP系統雖是企業管理軟件的發展方向，但我國起步較晚，當時實施較全面、較成功的企業不是太多，另外由于當時我們企業計算機應用水平還較低，管理模式也不宜全面實施ERP管理系統，實施ERP應是逐步投入的過程，通過集體討論商定，我們明確了在實施企業信息化的過程中，必須堅持“效益驅動、總體規劃、分步實施、重點突破”的實施原則，減少投資風險。為此我們制定了實施企業綜合信息計算機管理系統的總體目標為：產、供、銷、人、財、物全面實施微機管理即實施ERP系統。
    整個ERP項目共分二期完成。一期工程以供、銷、存、財務為切入點，實現初步信息化，該項目于1999年4月開始實施，總投資近百萬元，，由浪潮通軟公司安徽分公司負責實施，系統配置服務器1臺，客戶端微機15臺，實現了對企業供、銷、存、財務所引發的資金運轉、票據傳遞、人員業績進行信息處理及必要的監控。
    一期項目于1999年9月通過宿州市經貿委驗收小組的驗收。另外一期工程還投資136萬元實施完成了鹽酸林可霉素原料藥生產線微機控制系統，于2000年8月通過安徽省宿州市經貿委驗收小組的驗收。在系統實施及不斷完善的過程中，培養了一批既懂業務又能熟練操作微機的業務骨干及操作能手，為進一步實施企業信息化打下了基礎。
    在ERP實施過程中，將GMP管理規范與ERP系統結合起來。將企業物流系統的過程控制與質檢控制和質量管理用ERP系統集成起來，減少認為因素的介入和過程控制；大大提高工作效率。

    制定目標及實施方案、確定目標及標準

    皖北藥業綜合信息計算機管理系統項目總體實施目標，是建設具有醫藥行業特點的企業資源計劃（ERP）信息管理系統，將制藥企業GMP管理思想融入系統之中。
    ●系統將加強銷售管理和市場預測功能，建立有效的市場和客戶信息收集網絡，提高信息的傳輸和處理功能，為銷售預測和銷售計劃提供豐富的信息，使其成為指導生產經營活動的有力工具；
    ●系統將加強計劃管理，建立一個有效的、靈活的、快速反應的生產經營計劃體系，使生產計劃與市場需求緊密銜接，使采購計劃與生產計劃緊密銜接，使成品生產作業計劃與半成品生產作業計劃緊密銜接，使企業的生產經營活動能適應市場的激烈變化，提高企業的應變能力和經濟效益。   
    ●根據GMP的要求，系統將建立車間批生產記錄的跟蹤系統，在車間流程各工序建立數據反饋點，收集物料投入/產出量、工序進度、在制品數量、質量檢測數據、實物量核算等數據，向各子系統提供準確、及時的動態數據。
    ●對物料的動態管理和物料的計劃性，努力做到準時生產和準時供貨。在保證生產正常進行的條件下，盡量減少庫存積壓，加速資金周轉。
    ●系統將加強財務管理和建立完善的成本核算功能，建立車間成本（核算到批）和工廠成本二級成本核算體系，使生產成本得到有效的控制，使企業不斷降低物耗和各種費用，提高各種資源的利用率，保證生產的正常進行。
    ●及時準確地收集各環節的質量檢測數據，通過計算機加強質量數據的統計分析，產生各種統計分析報表和圖形，有力地對質量進行監督，并與藥品批號管理相結合，使質量數據跟蹤到批，使產品質量數據具有可追溯性。
    ●通過計算機管理和辦公動化系統的實施，把大多數管理人員繁重的手工勞動中解放出來，使他們有機會從事學習和提高管理技能，從本質上提高企業管理水平。
    ●通過計算機網絡建立管理信息綜合查詢系統，并在數據集成的基礎上建立決策支持系統，為各級管理人員和領導進行生產經營決策提供有力支持。

    戰略性規劃

    開發和實施ERP是一個技術難度較高、投資費用大、實施周期長、涉及面廣的系統工程項目。因而，在ERP實施的整個過程中，必須始終堅持“效益驅動、總體規劃、分步實施、重點突破”的指導思想，確定正確的實施原則，以克服投資上的盲目性，減少工作上的疏漏，使每個階段都能取得較好效益。同時根據企業實際情況，合理地、有選擇地使用ERP的有關思想和各種模型、方法，實現全公司的人、組織、技術、管理的集成和優化，增強綜合競爭能力。

    實施原則：

    ●在效益驅動的前提下，堅持以可行性為首要目標和原則
    ●強調系統的開放性、靈活性、集成性、可擴展性
    ●以人為本，發揮人才的作用，為企業培養人才
    ●強調所有部門的密切配合、加強企業管理團隊建設

    硬件及網絡方案

    硬件方案
    采用先進的三層結構的C/S（客戶機/服務器）方式。該方式具有運行穩定、傳遞速度快、維護次數少等特點，具有靈活的二次開發平臺。可收縮、可擴展、可實現全程事務處理和遠程事務處理和遠程實時查詢。
    整個網絡系統分為三層，第一層為最高層的主干網，它采用SWITCH HUB來進行網段聯接，提供皖北ERP全局數據庫服務。第二層為各部門和各子系統的局域網絡。第三層為車間層。
    二期工程新增服務器及客戶端：
    服務器2臺，存放在配有空調、安全措施防范較好的微機中心主機室內。服務器配置為：浪潮NC1000R PIII700B×2/Q，內存512M,其中一臺作為互聯網接入服務器使用，另一臺替換原一期進、銷、存系統配置較低服務器（浪潮Netline720 ,PII400,內存128M），原服務器作為郵件服務器使用。
    客戶端微機共增加27臺。固定客戶端配置為聯想奔月2000PIII800商用臺式機，遠程客戶端型號為TOSHIBA8100H筆記本電腦,配置為PIII750/128M，詳細分布如下：
    財 經 部（5臺）：核算中心1臺，計統處1臺，倉庫（3臺）。
    生 產 部（2臺）：設備處（1臺），生產處（1臺）。
    經營公司（3臺）：原料供應處（1臺），新藥公司（1臺），普藥公司（1臺）。
    技術中心（5臺）：質保部（1臺），質檢處（2臺），藥物研究所（1臺），新技術推廣處（1臺）。
    公 司 辦（2臺）：人力資源部（1臺），企管處（1臺）。
    車    間（4臺）：原料藥車間（1臺），針劑車間（1臺），片劑車間（1臺），新藥車間（1臺）。
    領導查詢（4臺）：生產副總（1臺）、技術副總（1臺）、經營副總（1臺）、總工辦（1臺）。
    遠程查詢（2臺）。總經理（1臺），經營副總（1臺）。

    網絡方案
    選用Windows NT Server作為網絡操作系統;網絡協議采用TCP/IP協議。Windows NT Server是一個相當成熟而完美的網絡操作系統，在管理大型數據庫時具有優秀的合作性。在交換式網絡中，TCP/IP窗口化允許客戶機和服務器在等待接受應答包作為上一次發送的回答之間，可以發送一連串的數據包，從而可使通信效率提高50%。

    實施方案可行性分析
    由于市場競爭的結果，公司主產品鹽酸林可霉素原料藥，平均售價已由97年的583元/十億，目前降到320元/十億，面對市場變化，公司采取了應對措施，通過擴大規模、減員增效、節能降耗等手段，原料藥年產量由97年的116.14噸增加到了2000年的277.05噸，成本由97年的577元/十億，降到目前310元/十億，目前公司鹽酸林可霉素原料藥產量已居全國第二位，綜合經濟指標居全國第一。面對殘酷的市場競爭，為了增加銷售收入，獲取更大的利潤，還必須進一步降低產品成本。
    行業規范化管理（GMP），對進一步實施企業綜合信息計算機管理系統提出了更高的要求 。
    GMP認證是國家對制藥企業的強制要求，企業必須按照GMP規范的要求組織生產、強化質量管理。無論是GMP自檢記錄、各種產品的工藝文件、生產過程的SOP，還是對每一批號藥品的生產批記錄，都要求能夠迅速查詢。   

主產品（鹽酸林可霉素針劑）通過GMP前后取得收入差額比較表

主產品（鹽酸林可霉素原藥）幾項指標對比表

   收益及效益分析

   管理的變革
    ●物流與資金流的統一：生產作業與財務系統集成，使用同一套數據，同步處理各種管理事物，財務數據是生產作業數據的擴展。
    ●管理系統性：ERP是整個企業的運作系統。企業動作過程都要根據ERP的規則來開展自己的業務，各種管理事務會涉及多個部門的職能，ERP系統使他們能夠高效、緊密地協作起來。
    ●管理的集成性：在ERP動作中，管理事務集成處理，企業內部的各個部門每進一小步，積累起來就是企業的一大步。
    ●由于在ERP實施過程中制定了詳細具體的設計方案、實施方案、操作規程和考核細則，因此借助ERP一切管理行為按規范化管理將是可操作的。在操作上有些環節“麻煩了”，實際是規范化了，同時管理更細致、更全面了。
    ●強化了團隊精神和合作觀念。ERP是系統工程，它把企業所有與經營生產活動直接相關的部門的工作連成一個整體，每個部門的餓工作都是整個系統的有急組成部門，為了做到著一點。，要求企業每個員工都能從整體出發，十分清楚自己的工作質量同其他職能的關系。
    ●計劃進行了統一管理，具有動態應變性和模擬預見性。ERP系統強調計劃的一致性與可行性，為了做到這一點，企業全體員工必須以實現企業的戰略經營目標作為自己的基本行為準則，不允許各行其是。
    ●基礎數據更加標準化、共享化。ERP是一個管理系統，企業各部門都依據同一數據提供的信息按照規范花的處理程序進行 管理和決策。數據信息是共享的。手工管理中那種信息不通、情況不明、互相矛盾的現象被大大改善，為了做到這一點，企業要求每個員工用嚴肅的態度對待數據，專人維護數據、提高信息的透明度，保證數據的即使準確和完整。
    ●增加生產效率、降低成本。對車間領料進行了有效的控制，減輕盤點的工作量，采購管理方面物料單價得到有效控制、采購審批電腦化，給予供應商客觀量化的評價。

    有形效益分析

    財務人員參與企業的決策和管理工作

    財務人員從繁雜的勞動中解脫出來參與企業的決策和管理工作。他們參與采購價格的制定、庫存管理指標的制定、銷售業績評價指標的制定等等，正在不斷地向管理智能轉變。

    實現對庫存資金占用的控制和分析，加速資金周轉利用

    加強對資金占用的控制，其重要作用在于可以加速資金周轉，這意味著相同的資金額也可以產生更大的經濟效益，體現在財務分析比率上也就意味著總資產（流動資產）凈利率將得到提高。
    財務部門的財務人員利用庫存管理子系統提供了對庫存資金進行統計分析的功能，對庫存資金占用進行分析和控制。庫存管理子系統既可以按部門對庫存資金進行統計分析，也可以按倉庫進行統計分析。其分析表如下所示：

庫存資金統計

    財務人員通過對部門（倉庫）資金占用額以及實際周轉天數的計算，進而將實際周轉天數和定額周轉天數進行比較，分析各部門（倉庫）資金周轉是否正常，如果出現異常情況，需要進一步分析發生異常的原因，及時處理不正常現象，達到對存貨進行反饋控制的效果。
    庫存資金統計表為企業進行業績評價提供了依據。管理者可以根據“提前周轉天數”考核部門（倉庫）使用資金的情況，將這一考核指標和考核制度相結合，激勵各部門或倉庫為加速資金周轉而盡力。
此外，財務人員的另一個職責是月底按供應商查詢發票未到的入庫單，催要發票以形成抵扣稅更是方便。

    加強了對應收款的管理，減少了壞帳的產生

    在企業的經濟活動中，經常用到賬齡分析。如圖所示，在皖北所采用的系統中，賬齡分析的依據有六種：客戶、客戶類別、倉庫、產品、產品類型、業務員。為了分析應收賬款的不同方面，可以采用不同的分析依據。比如通過分析各客戶的信用情況，以進一步確定合作關系，可以以客戶為統計依據；如果為制定信用政策提供決策依據，可以以客戶類型作為統計依據，以決定不同類型的客戶選擇不同的信用政策。

    通過量化指標控制實現了對業務員的考核

    銷售系統提供了業務員銷售業績考核表，統計某一業務員銷售業績：應收金額、回款情況以及應該給予的獎勵。如果在系統初始維護中將業務員的提獎率輸入進去，系統就可以自動計算出業務員的提獎金額。這樣，一方面可以準確及時的計算出業務員提獎金額，提高業務人員的積極性，另一方面，也提供對業務員考核，決定其去留提供依據。

    項目實施產生效益和效果
    

項目實施產生效益和效果表

    無形效益

    ●改變觀念，提高人員素質；
    ●培養企業自己的技術隊伍；
    ●提高企業的整體管理水平。

    幾點啟示

    把握好系統實施的時機

    企業處在上升發展期，有較強的提高企業管理水平的內在需求；目前企業正在尋求強強聯合合作伙伴、上市和GMP認證等工作，是對企業管理模式和管理思想變革、實施ERP項目的最好時機。

    全員參與的管理項目

    財務及企業管理信息系統是一個系統工程，它要求企業的方方面面嚴格按照統一的要求規范自己的行為。該廠組成了由總工程師、總會計師參加的領導小組進行統一領導，由有關處室一把手以及業務骨干組成了工作小組，從培訓領導干部及業務人員入手，相繼出臺了一系列“實行微機管理的業務流程”、“生產用物資管理流程”等。規范了各部門的行為，約束了工作中的隨意性和盲目性。他們從實施賬務系統開始，一步一個腳印地、扎扎實實地逐步實施一個個子系統。雖然，有些系統在該廠還沒有完全實施和運行，但隨著時間的推移，隨著企業不斷總結管理思想和管理方法，并將其和管理軟件相結合，一定能夠構建一個功能齊全的財務及企業管理信息系統，更好地支持企業現代化管理。

    規范的項目操作標準

    公司在前期選型中，采用招標形式進行，給予各軟件提供商準備時間，主要進行初步需求調研，制定方案；然后對方案進行講解。從中選擇綜合能力較強的軟件提供商1-2家，然后成功用戶參觀，了解實施能力及應用狀況。真個過程的操作非常標準，給信息化成功奠定了基礎。

轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.zudvwvb.cn/

本文標題：ERP與GMP結合在藥類企業實施及應用

本文網址：http://www.zudvwvb.cn/html/consultation/10820223659.html